Studiu de Caz:
Importanța procesului RFQ în selecția transportatorilor
Date reale obținute cu QCLOT

Demonstrăm importanța unui proces RFQ (Request for Quotation) desfășurat sistematic și controlat în activitatea logistică a unei companii de producție, folosind date reale obținute prin platforma QCLOT. Subliniem beneficiile financiare, eficiența operațională și riscurile asociate lipsei competiției sau absenței acestui proces.

Context

QCLOT este o platformă digitală care integrează managementul transporturilor și include un modul RFQ complet automatizat. Studiul se bazează pe analiza datelor provenite de la doi clienți industriali:

  • Client 1 – companie din industria automotive, client recent QCLOT
    (1 an)

  • Client 2 – producător de echipamente electronice, client vechi QCLOT
    (8 ani)

Rezultate obținute prin aplicarea RFQ

Client 1 (luna mai 2025)

  • Total transporturi: 488

  • Transporturi prin RFQ: 159

  • Dintre acestea, 29 au fost cu o singură ofertă (≈18%)

  • Costul total al transporturilor realizate prin RFQ a fost cu 10,25% mai mic decât mediana ofertelor primite pentru aceleași curse

Economia de peste 10% față de mediana pieței confirmă puterea RFQ-ului ca mecanism competitiv real. Chiar și un client nou poate obține beneficii rapide, dacă procesul este aplicat disciplinat.

Client 2 (ianuarie–aprilie 2025)

  • S-a constatat o diferență medie de 7.077 EUR între oferta minimă și mediana ofertelor per transport

  • Analiza arată că valoarea marginală obținută din colectarea mai multor oferte se plafonează după 3–4 oferte

  • Clientul are un istoric RFQ matur, dar ocazional depășește pragul de eficiență, generând efort fără ROI suplimentar

Datele indică clar legea randamentelor descrescătoare: peste 4 oferte, câștigul suplimentar este marginal, iar eficiența operațională scade.

Beneficiile aplicării controlate a procesului RFQ

1. Economie financiară sustenabilă
o Câștiguri directe de 5–12% față de mediana pieței
o Beneficiile se conservă în timp, evitând alunecarea către prețuri uzuale sau „de încredere”, nejustificate

Conservarea economiei în timp este esențială pentru sănătatea financiară a companiilor de producție. RFQ-ul acționează ca o barieră structurală împotriva inerției sau relațiilor informale păguboase.

2. Control, trasabilitate și audit
o Istoric complet al ofertelor
o Decizii fundate pe date, nu pe percepții
o Posibilitate de audit intern / extern

3. Rapiditate și eficiență
o Automatizare completă prin QCLOT
o Fluxuri transparente între logistică și achiziții
o Timp redus de reacție la nevoi urgente

4. Obiectivitate și conformitate
o Selectarea partenerilor pe baza de criterii clare: cost, disponibilitate, performanță istorică
o Evitarea favorizării sau riscului de lipsă de competiție

Pierderi și riscuri în lipsa unui proces RFQ controlat

Problemă
 Impact potențial
X

Ofertare cu un singur furnizor

Pierderi tăcute de 10–15% per transport
X

Lipsa RFQ sau aplicare ocazională

Costuri mai mari, greu de sesizat la nivel agregat
X

Lipsă de auditabilitate

Decizii vulnerabile la subiectivism
X

Supra-ofertare (5+ oferte)

Efort crescut fără rezultate proporționale
X

Dependență de un singur transportator

Vulnerabilitate strategică în caz de indisponibilitate

Concluzii și recomandări

  • Procesul RFQ trebuie standardizat și aplicat consecvent
     
     

  • Numărul optim de oferte este 3–4 per RFQ – minimul necesar pentru presiune concurențială fără efort inutil

  • Cazurile cu o singură ofertă trebuie tratate ca excepții și analizate separat
     
     

  • Digitalizarea prin QCLOT aduce nu doar economie, ci și transparență, timp câștigat și reziliență logistică
     

Elemente adiționale posibile pentru versiuni viitoare

1. Cazuri de forță majoră și flexibilitate RFQ
2. Evaluarea calitativă a ofertelor: timpi de livrare, daune, fiabilitate
3. Integrarea ESG în selecția transportatorilor
4. Evoluția performanței RFQ în timp – învățare organizațională
5. Impact cultural – profesionalizarea proceselor decizionale în logistică
Dacă organizația dumneavoastră se confruntă cu provocări similare, Share IT Smart vă poate ajuta să implementați soluții digitale personalizate pentru optimizarea proceselor logistice și reducerea costurilor operaționale.
Contactați-ne pentru o discuție personalizată!