Într-o eră în care digitalizarea devine imperativă, companiile de producție se confruntă cu provocarea alinierii la noile cerințe legislative pentru declarațiile de transport. Pentru a asigura succesul operațional și a evita incidentele potențiale cauzate de neconformitate, este esențial să fie aleasă o metodă eficientă de conformare cu sistemul Ro e-Transport, obligatoriu din iulie 2024.
Decizia de Integrare: Generarea și Transmiterea Codului UIT
Generarea Codului UIT
Înainte de orice, este esențial să se stabilească contextul operațional al companiei pentru a alege metoda optimă de generare a codului UIT. În funcție de volumul de mărfuri și de numărul de transporturi, companiile pot genera codul direct în platforma ANAF Ro e-Transport sau pot adopta o abordare mai complexă, prin integrare cu sistemele ERP și TMS.
Pentru simplitate, am identificat trei scenarii posibile:
Scenariul A: Companii cu Număr Redus de Produse Tranzacționate și Volum Mic de Transport
Dacă volumul de mărfuri și numărul de transporturi sunt relativ mici, iar compania dispune de resursele necesare, codul UIT poate fi generat direct în platforma SPV, E-Transport V2. În acest caz, prioritatea este asigurarea accesului corespunzător și efectuarea tuturor testelor necesare pentru a confirma că platforma poate fi utilizată fără impedimente.
Scenariile B și C: Companii cu Volume Medii sau Mari de Produse și Volume Medii sau Mari de Transport Săptămânal
Scenariile B și C, în care companiile au volume medii sau mari de produse tranzacționate și un volum de transport corespunzător, sunt mai complexe. Pentru a lua o decizie informată privind generarea codului UIT, trebuie luați în considerare mai mulți factori critici, precum disponibilitatea informațiilor necesare pentru generarea codului UIT și stabilitatea acestora în timp.
Informații Necesare pentru Generarea Codului UIT
- •Declarant; Tipul operațiunii (import/export); Data transportului
- •Referință operațiune internă; Țara parteneră; Cod TVA partener
- •Nume partener; Țara organizatoare a transportului; Cod TVA transportator
- •Nume transportator; Număr vehicul (cap tractor); Numere remorci 1 & 2
- •Locație pornire transport; Locație formalități vamale
- •Punct intrare vamă: Birou vamal sau adresa client/furnizor
- •Punct final transport; Cod tarifar; Denumire; Cantitate
- •Unitate de măsură; Greutate netă; Greutate brută; Valoare în RON fără TVA
- •Referință internă marfă; Documente însoțitoare (CMR, factură etc.)
- •Număr document; Dată document; Observații
Proces de Analiză în Două Etape
Etapa 1: Identificarea Sursei de Informații
Pentru a completa datele necesare, primul pas este maparea acestor cerințe și identificarea surselor din care putem colecta informațiile. În această fază, doar colectăm informațiile, iar dacă nu le avem deja, le marcăm ca Indisponibile.
Exemplu - Adresa Furnizorului: Sursă - Sistem ERP
Exemplu - Număr Vehicul: Indisponibil
Etapa 2: Analiza Volatilității Informațiilor
Se poate observa că, dintre cele 28 de informații solicitate, unele nu se modifică, în timp ce altele sunt foarte volatile. În a doua etapă, analiza volatilității informațiilor, trebuie să determinăm care dintre informațiile solicitate se schimbă frecvent, care mai rar și care rămân constante.
Exemplu - Cod TVA Partener: Nu se modifică
Exemplu - Punct de Intrare Vamal: Se modifică frecvent
Transmiterea Codului UIT
Indiferent de metoda de generare, transmiterea eficientă a codului UIT către companiile de transport sau direct către șoferi este esențială. Există mai multe opțiuni:
Trimitere automată sau manuală către biroul de expediții, urmată de redirecționare către șofer.
Platformă Comună
Un sistem integrat în care biroul de expediții are acces instant și poate transmite codul direct șoferilor.
Autocontrol
Șoferii pot interoga sistemul pentru a obține un cod UIT valid.
Pentru a asigura continuitatea și fiabilitatea, este ideal ca aceste metode să coexiste, formând un sistem de rezervă care previne întreruperile informațiilor și, implicit, întârzierile sau blocajele în transport. Transportatorii trebuie să aibă flexibilitatea necesară pentru a gestiona rapid și eficient cerințele operaționale, reducând riscul de erori sau întârzieri.
Soluția Noastră: Ro e-Transport QCLOT
În soluția pe care o oferim, Ro e-Transport QCLOT, am integrat scenariile discutate anterior și am asigurat posibilitatea de a genera și transmite codul UIT pentru toate condițiile de transport, satisfăcând nevoile tuturor părților implicate - furnizori, transportatori și clienți.
Explorează Viitorul Logisticii alături de Noi!
Descoperă cum noua noastră soluție de integrare cu Ro e-Transport poate simplifica și eficientiza procesul de generare și transmitere a codului UIT pentru compania ta.
Suntem pregătiți să te sprijinim în conformarea cu reglementările și să te ajutăm să eviți penalitățile de neconformitate. Află mai multe despre cum te putem ajuta să devii și să rămâi conform!
Contactează-ne acum!
Felix Garai – +40 736 909 455
office@share-it-smart.com
